CommCare

Analyse af Reviewed

Når en medarbejder skal samle oplysninger ude hos mennesker, kan papirskemaer og løse noter hurtigt blive besværlige at holde styr på. CommCare er lavet til den type frontlinjearbejde: en mobil platform, hvor organisationer kan understøtte arbejdsgange og indsamling af oplysninger. Jeg ser den derfor mindre som en almindelig app til personlig produktivitet og mere som et arbejdsredskab, der giver mening, når et team har en tydelig proces, det vil følge.

Fra første kontakt til en brugbar registrering

Begynd med den konkrete opgave

Forestil dig en medarbejder, der besøger en familie, følger op på en borger eller gennemfører et lokalt program. Før besøget bør det være klart, hvilke oplysninger der skal indsamles, og hvad der skal ske bagefter. CommCare passer bedst ind, når organisationen allerede har tænkt arbejdsgangen igennem og vil gøre den mulig at udføre på en telefon. Det er ikke en app, jeg ville vælge for at skrive et par frie noter eller holde styr på private gøremål.

Det er en vigtig forskel fra almindelige formular- og notatapps. De kan være hurtigere at tage i brug til en enkelt, enkel opgave, men de er ikke nødvendigvis bygget omkring et samlet forløb fra kontakt til opfølgning. CommCares styrke ligger i at støtte en struktureret proces, hvor medarbejderen arbejder efter de trin, organisationen har valgt. Den værdi afhænger til gengæld af, at opsætningen passer til virkeligheden ude i felten.

Indsamling under besøget

På et besøg er den praktiske fordel ved en digital arbejdsgang, at oplysningerne kan registreres dér, hvor samtalen og observationerne finder sted. Medarbejderen slipper for at skulle huske alle detaljer senere eller tyde håndskrevne skemaer på kontoret. I en travl hverdag kan det også gøre det lettere at følge en fast rækkefølge og opdage, om man er ved at springe et vigtigt punkt over.

Mit råd er at betragte telefonen som et arbejdsredskab, ikke som en erstatning for god samtale. Hvis medarbejderen hele tiden skal kigge ned på skærmen, kan kontakten med personen blive mere stiv. En bedre arbejdsgang giver plads til at lytte først og registrere på naturlige tidspunkter. Før en organisation ruller et skema ud, bør den derfor prøve det i den situation, hvor det faktisk skal bruges: med de spørgsmål, det tempo og de afbrydelser, som medarbejderne møder i praksis.

Her er en mindre åbenlys gevinst ved struktureret registrering: den kan gøre overleveringen mere præcis, selv når medarbejderen ikke har tid til at skrive en lang rapport. Men struktur kan også blive en byrde. Hvis felterne ikke svarer til opgaven, ender folk med at indtaste oplysninger, der ikke hjælper nogen, eller med at finde omveje omkring systemet. Den bedste løsning er derfor ikke den med flest felter, men den, der indsamler det nødvendige uden at gøre besøget unødigt tungt.

Fra registrering til overlevering

Arbejdet stopper sjældent, når et besøg er slut. En kollega kan skulle tage over, en leder kan have brug for at følge en indsats, eller et team kan bruge registreringerne til at planlægge næste kontakt. CommCare er udviklet af Dimagi, Inc. til digitalt frontlinjearbejde, så det er netop denne overgang mellem feltarbejde og organisatorisk opfølgning, der gør appen interessant. Den bør dog vurderes som del af en arbejdsgang, ikke isoleret som et ikon på en telefonskærm.

En god overlevering kræver mere end at have tastet noget ind. Teamet skal være enige om, hvem der gennemgår oplysningerne, hvad der kræver opfølgning, og hvordan fejl bliver rettet. Jeg ville derfor afklare ansvaret, før appen bliver en fast del af arbejdet. Hvis ingen har tid eller mandat til at reagere på registreringerne, giver en mere digital proces ikke automatisk bedre hjælp; den kan blot flytte papirarbejdet over på en skærm.

Et konkret greb er at teste hele kæden med en realistisk sag: Hvem indsamler oplysningerne? Hvem ser dem bagefter? Hvad gør den næste person, hvis noget mangler? Det afslører ofte problemer, som ikke viser sig, når man kun prøver at udfylde formularen. Det er også her, man kan se, om medarbejderne har brug for mere oplæring, eller om selve arbejdsgangen bør forenkles.

Hvad man får ud af et gennemført forløb

Når input, overlevering og opfølgning hænger sammen, kan en organisation få et mere ensartet billede af arbejdet. Medarbejdere behøver ikke hver især opfinde deres egen måde at dokumentere et besøg på, og kolleger kan arbejde ud fra en fælles proces. Det er den type gevinst, jeg ville kigge efter i CommCare: ikke en smart funktion for funktionens skyld, men mindre usikkerhed om, hvad der blev gjort, og hvad næste skridt er.

Det er dog vigtigt at skelne mellem bedre registrering og bedre resultater. En app kan hjælpe med at organisere information, men den kan ikke i sig selv sikre, at den bliver forstået eller omsat til handling. Hvis målet er at forbedre et program, skal teamet stadig se på kvaliteten af spørgsmålene, medarbejdernes arbejdsvilkår og den måde, opfølgning bliver prioriteret på. CommCare giver mest mening, når den digitale del løser et reelt problem i den samlede proces.

Når arbejdsgangen møder modstand

Den største friktion er ofte ikke selve telefonen, men forskellen mellem den planlagte proces og en uforudsigelig hverdag. Besøg kan blive afbrudt, mennesker kan være tilbageholdende med at svare, og medarbejdere kan have flere opgaver, end et skema tager højde for. Hvis et digitalt forløb kræver, at alt udfyldes i én bestemt rækkefølge uden plads til lokale forhold, kan det føles som kontrol frem for støtte. Organisationen bør derfor lade medarbejdere afprøve arbejdsgangen og give dem en tydelig måde at melde problemer tilbage på.

En anden overvejelse handler om, hvem der skal bruge appen. Medarbejdere, der arbejder efter faste procedurer og har brug for at registrere feltarbejde, er det oplagte publikum. En person, der blot vil gemme idéer, føre en personlig dagbog eller lave en simpel tjekliste, får sandsynligvis mere ud af en almindelig note- eller formularapp. Den type værktøj er ofte lettere at sætte op til individuelt brug, mens CommCare først for alvor bliver relevant, når flere mennesker skal arbejde inden for en fælles ramme.

Jeg ville også planlægge oplæring omkring situationer, ikke kun knapper. Lad medarbejderne øve et helt besøg, en ufuldstændig registrering og en overlevering til en kollega. Det gør det lettere at opdage, om instruktionerne er uklare, før appen bliver en del af en presset arbejdsdag. Et kort, realistisk prøveforløb kan være mere værd end en lang gennemgang af funktioner, fordi det viser, hvor arbejdsgangen faktisk knækker.

Hvem bør vælge CommCare?

Appen passer især til organisationer, der udfører arbejde ansigt til ansigt med mennesker og ønsker en digital ramme omkring gentagne opgaver. Hvis du vurderer den som enkeltperson, bør du først spørge, om du har brug for at følge en organisatorisk proces, eller om en mere enkel app dækker behovet. CommCare er gratis at hente, ligger i kategorien for biblioteker og demoer og har PEGI 3. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,2 baseret på omkring 4,2 tusind bedømmelser, mens appen er installeret over en million gange. Det viser en betydelig brugerbase, men vurderingen kan ikke fortælle, om en bestemt organisations arbejdsgang passer til appen.

Den har været tilgængelig siden 22. juni 2012, og den aktuelle version er 2.64.1. På Android kræver den mindst version 6.0. For mig er det praktiske spørgsmål derfor ikke alene, om en telefon kan installere den, men om de enheder, medarbejderne faktisk bruger, og den arbejdsproces, de skal følge, passer sammen. En organisation bør afprøve løsningen med sit eget materiale, før den gør den til en central del af arbejdet.

Min vurdering efter at have fulgt hele forløbet

Jeg ville anbefale CommCare til et team, der har et konkret behov for at forbinde feltregistrering med en fælles arbejdsgang og efterfølgende opfølgning. Jeg ville ikke vælge den alene, fordi digitale skemaer lyder moderne, eller fordi en organisation gerne vil erstatte papir uden først at gennemgå processen. Den afgørende test er, om medarbejderne kan udføre deres arbejde mere sammenhængende, og om de oplysninger, de registrerer, faktisk hjælper den næste person.

CommCare er stærkest, når hele kæden fra første kontakt til overlevering er gennemtænkt. Hvis organisationen vil investere tid i at afprøve og tilpasse arbejdsgangen, kan appen være et relevant redskab til frontlinjearbejde. Hvis behovet er en hurtig, personlig løsning uden koordinering mellem medarbejdere, ville jeg begynde med et enklere alternativ. Den forskel er værd at afklare, før man beder nogen om at ændre den måde, de arbejder på.

CommCare Ofte stillede spørgsmål