Acubiz

Analyse af Reviewed

Jeg ville først og fremmest overveje Acubiz, hvis mit arbejde krævede, at jeg løbende holdt styr på udgifter, rejser, kørsel og arbejdstid. Det er en erhvervsapp fra Visma Acubiz A/S, og dens værdi ligger i at samle flere tilbagevendende registreringsopgaver ét sted frem for at lade dem ende i mails, noter og bunker af bilag. Det er en praktisk idé, men ikke automatisk den rigtige løsning for alle: Man får mest ud af den, når arbejdspladsen allerede bruger Acubiz som en del af sine rutiner.

Hvad får man uden at betale?

Acubiz kan hentes gratis, så der er ingen købspris for selve appen. Det gør det nemt at prøve den, hvis din arbejdsgiver har taget systemet i brug, og du har brug for at registrere arbejdsrelaterede ting undervejs. Gratis adgang siger dog ikke i sig selv noget om, hvilke funktioner eller arbejdsgange din organisation har slået til; den praktiske værdi afhænger af, hvordan arbejdspladsen bruger løsningen.

Det er værd at skelne mellem appens pris og dens nytte. Hvis du ikke har en arbejdsrelateret grund til at indsende udgifter eller registrere kørsel og tid, giver det begrænset mening at installere den alene, fordi den ikke koster noget. Omvendt kan en medarbejder, der ellers udskyder registreringerne til sidst på måneden, få en mere brugbar arbejdsgang ved at have værktøjet ved hånden, når opgaven opstår.

Appen er i kategorien virksomhed og har en aldersmærkning på PEGI 3. Den er altså indrettet som et arbejdsredskab, ikke som en privat økonomiapp eller en generel notesbog. Jeg ville derfor begynde med at spørge min leder eller økonomiafdeling, om Acubiz er den løsning, de forventer, at medarbejderne bruger. Det spørgsmål afgør ofte mere end selve downloadprisen.

Værdien ligger i arbejdsgangen

Acubiz samler opgaver, som ellers let bliver spredt ud over forskellige værktøjer: rejseafregning, udgifter, kørsel og tidsregistrering. Det giver især mening, når man arbejder på farten. I stedet for at forsøge at rekonstruere en arbejdsrejse fra kalenderen og gamle kvitteringer bagefter, kan man holde registreringen tættere på den situation, den handler om.

Et realistisk eksempel er en arbejdsdag med et møde uden for kontoret. Du har transportudgifter og skal senere gøre rede for kørslen, mens dagens timer også skal registreres. Med en app til disse opgaver kan du behandle arbejdsrelaterede oplysninger løbende, i stedet for at samle dem i en personlig notesapp og flytte dem til et administrationssystem bagefter. Det er ikke bare færre steder at lede; det kan også gøre det lettere at huske, hvorfor en udgift hørte til netop den dag.

En nyttig vane er at afslutte registreringen, mens konteksten stadig er frisk. Hvis du venter, bliver det sværere at skelne mellem et arbejdsrelateret køb og en privat udgift eller huske, hvilken tur en kørselsregistrering vedrørte. Jeg ville bruge appen som en løbende logbog snarere end som et sted, jeg først åbner, når en afregningsfrist nærmer sig. Det er en konkret forskel i arbejdsmåde, ikke en garanti for, at enhver registrering automatisk bliver godkendt.

Det samlede fokus er også en fordel for folk, der har flere slags registreringer i løbet af ugen. En medarbejder, der både har kundebesøg, rejseudgifter og timer at indberette, slipper potentielt for at skifte mellem separate løsninger for hver type opgave. Til gengæld er en samlet app kun en hjælp, hvis man faktisk kan finde rundt i den og ved, hvilken registrering arbejdspladsen forventer i den konkrete situation.

Den største praktiske gevinst er at mindske efterslæbet. Appen kan gøre det mere naturligt at tage sig af små administrative opgaver tæt på, at de sker. For en person, der sjældent har udgifter eller rejser, er den fordel mindre. For en medarbejder, der ofte er ude af huset, kan regelmæssig registrering være mere værd end en lang række ekstra funktioner, man kun bruger sporadisk.

Sådan får du mere ud af registreringerne

Jeg ville lægge en enkel rutine omkring appen: registrér det, der er relevant, når arbejdsdagen eller turen er frisk i hukommelsen, og lav derefter en kort gennemgang, før du sender noget videre. Den afsluttende kontrol er vigtig, fordi en mobil registrering ikke nødvendigvis fjerner behovet for at følge virksomhedens regler for formål, kategorier eller godkendelse.

En anden god vane er at holde private og arbejdsrelaterede oplysninger adskilt allerede fra begyndelsen. Når en udgift eller tur opstår, så tag stilling til, om den hører til arbejdet, før du registrerer den. Det gør det mindre sandsynligt, at du senere skal gætte på, hvad en post dækkede. Acubiz er nyttig som støtte til registrering, men det er stadig medarbejderen, der skal give oplysningerne den rigtige sammenhæng.

Hvis du registrerer arbejdstid samme sted som udgifter og kørsel, kan en fast ugentlig kontrol hjælpe med at opdage glemte poster, før de bliver svære at rekonstruere. Jeg ville ikke vente med at kontrollere alt til månedens sidste dag: Jo længere tid der går, desto større er risikoen for upræcise detaljer. Den tilgang gør også forskellen mellem appen og et simpelt regneark tydeligere. Appen passer bedst ind i en løbende proces, mens et regneark ofte ender som en manuel opsamling.

Hvor den kan føles mindre smidig

En virksomhedsapp er ikke nødvendigvis lige så fleksibel som et værktøj, man selv vælger til privat brug. Arbejdsgiverens opsætning og krav påvirker, hvad medarbejderen kan gøre, og hvilke oplysninger der skal med. Hvis en registrering kræver bestemte detaljer, kan det føles mere omstændeligt end blot at skrive et beløb i en note. Det er ikke nødvendigvis en fejl ved appen; noget af friktionen følger med behovet for at føre brugbare virksomhedsregistreringer.

Jeg ville heller ikke forvente, at en mobil løsning alene løser alle dele af en afregning. Det kan stadig være nødvendigt at forstå arbejdspladsens procedure, tjekke oplysninger og reagere, hvis noget mangler. Den bedste tilgang er at bruge appen til at holde processen samlet og ajour, ikke at behandle den som en garanti for, at man aldrig mere skal tænke på administration.

Version 3.0.4 er den aktuelle version, og appen kræver iOS 11 eller nyere. Den blev udgivet den 17. november 2017, så den har været tilgængelig i flere år. De oplysninger er nyttige, hvis man skal vurdere, om ens enhed kan bruges, men de siger ikke alene noget om, hvordan appen vil passe til en bestemt arbejdsplads. Jeg ville især tjekke kompatibiliteten på den telefon, jeg faktisk bruger til arbejde, før jeg baserede en fast rutine på den.

Der er også en brugeroplevelsesmæssig grund til at prøve sig frem med en enkelt registrering, før man flytter hele sin vane over. Hvis arbejdsgangene ikke er tydelige første gang, kan det være bedre at få instruktion fra arbejdspladsen end at gætte sig frem. For administrative oplysninger er en hurtig, men forkert indsendelse sjældent bedre end at bruge et øjeblik på at afklare den rette fremgangsmåde.

Hvem får mest ud af appen?

Acubiz passer bedst til medarbejdere, der faktisk skal håndtere rejseafregning, udgifter, kørsel eller tid som en del af arbejdet, og hvis organisation bruger løsningen. Den kan være særligt relevant for folk, der skifter mellem kontor, kundebesøg og andre arbejdssteder, fordi registreringerne ikke behøver vente på, at man sidder ved sin computer. Den er også oplagt for den medarbejder, der vil undgå at samle alle detaljer i hukommelsen og indberette dem længe efter.

Den er mindre oplagt til privat budgetlægning, almindelige huskelister eller tidsregistrering uden forbindelse til en arbejdsplads, der bruger Acubiz. Hvis dit behov blot er at notere et enkelt beløb eller holde styr på egne timer, kan en almindelig notesapp eller et regneark være enklere og mere fleksibelt. De værktøjer kræver til gengæld mere manuelt arbejde, hvis oplysningerne bagefter skal ind i en officiel virksomhedsproces.

Omtalen af appen tæller 1,2 tusind bedømmelser og 364 anmeldelser, med et gennemsnit på 3,5. Jeg læser det som en grund til at have realistiske forventninger: Det er værd at afprøve, hvordan den passer til ens konkrete opgaver, frem for at antage, at alle vil finde den lige enkel. Den har over 100 tusind installationer, men udbredelse ændrer ikke ved, at virksomhedens egne rutiner bestemmer, hvor nyttig den bliver for den enkelte.

Mit råd før du tager den i brug

Start med at afklare tre ting på arbejdspladsen: hvilke typer registreringer du forventes at lave, hvornår de skal indsendes, og hvem du spørger, hvis en post er uklar. Derefter kan du prøve appen på en reel, overskuelig opgave og se, om arbejdsgangen føles naturlig. Det er en bedre test end blot at åbne den og gennemse menuerne, for den afgørende værdi viser sig, når du skal registrere noget, du faktisk skal bruge.

Tænk også over, hvor ofte du vil bruge funktionerne. Hvis rejseudgifter og kørsel forekommer ofte, kan det være en mærkbar lettelse at samle dem i et arbejdsredskab. Hvis du kun har en enkelt registrering en gang imellem, er gevinsten mere beskeden, og det er især vigtigt, at arbejdsgiverens proces fungerer godt. På den måde vurderer du ikke kun appen, men hele arbejdsgangen, den indgår i.

Acubiz er gratis at hente og kan være et nyttigt valg, når den bruges til de administrative opgaver, den er lavet til. Jeg ville anbefale den til en medarbejder, hvis arbejdsplads allerede bruger systemet, og som vil holde rejser, udgifter, kørsel og tid tættere på den dag, de opstår. Jeg ville springe den over som privat værktøj eller vælge en enklere løsning, hvis jeg ikke havde brug for virksomhedens registreringsproces. Min vurdering er, at værdien ikke ligger i at have endnu en app, men i at gøre de arbejdsregistreringer, du allerede skylder, lettere at holde ajour.

Acubiz Ofte stillede spørgsmål