Power Apps

Analyse af Reviewed

Det er overraskende ofte små administrative opgaver, der stjæler tiden: en medarbejder skal registrere et besøg, finde en intern formular eller slå en oplysning op, mens arbejdet foregår et helt andet sted end ved computeren. Power Apps er interessant, fordi appen giver adgang til virksomhedens egne apps på mobilen i stedet for at gøre én bestemt arbejdsgang til løsningen for alle. I min vurdering er den mest nyttig, når en arbejdsplads allerede har bygget værktøjer til sine behov. Den er ikke en færdig pakke med de samme funktioner for alle, og den forskel er vigtig, før du henter den.

Når arbejdet ikke foregår ved skrivebordet

Microsoft Corporations erhvervsapp fungerer som et sted, hvor jeg kan åbne apps, der er lavet med Power Apps til en organisation. Det kan gøre en forskel for medarbejdere, der ellers skifter mellem papir, beskeder og separate systemer for at få en enkel opgave registreret. Men appen skaber ikke i sig selv virksomhedens formularer eller arbejdsgange. Dens værdi afhænger af, hvad organisationen har udviklet og gjort tilgængeligt.

Det er også grunden til, at oplevelsen kan være meget forskellig fra person til person. Hvis min arbejdsplads har lavet en app til at indberette et problem eller registrere en aktivitet, kan jeg bruge den på telefonen uden at bygge processen op fra bunden. Hvis der ikke findes relevante interne apps, er der ikke meget at hente alene ved at installere Power Apps. Det er en adgang til arbejdsredskaber, ikke en universel virksomhedsapp med indhold, der automatisk passer til alle.

Den skelnen gør det lettere at bedømme løftet om at få arbejdet til at følge med de apps, man bruger. I praksis handler tidsbesparelsen om, hvor godt den konkrete løsning passer til opgaven. En veltilpasset formular kan fjerne omveje; en app, der ikke matcher arbejdsgangen, kan blot føje endnu et sted til at lede.

Første skridt afhænger af din arbejdsplads

Power Apps er gratis at hente og har PEGI 3, men det betyder ikke, at alle arbejdsfunktioner er åbne for enhver bruger. Før jeg forventer at få noget ud af den, vil jeg afklare med min arbejdsplads, hvilke interne apps jeg skal bruge, og hvordan jeg får adgang til dem. Det er et mere nyttigt første skridt end at installere appen og lede efter en bestemt standardfunktion, som måske slet ikke indgår i organisationens opsætning.

Når adgangen er på plads, ville jeg begynde med én konkret arbejdsgang. Prøv for eksempel at åbne den relevante app og gennemføre en enkelt registrering, mens du stadig kan spørge en kollega eller undersøge den normale proces. Det afslører hurtigt, om felterne giver mening på en lille skærm, om du forstår, hvad der skal udfyldes, og om resultatet lander det rigtige sted. Den lille afprøvning er værdifuld, fordi en mobilformular kan se enkel ud uden nødvendigvis at være tydelig for den, der bruger den første gang.

Hvis du er ansvarlig for at udrulle appen til et team, ville jeg ikke nøjes med at sende en installationsbesked. Giv medarbejderne navnet på den konkrete arbejdsapp, forklar hvornår den skal bruges, og vis én typisk opgave fra start til slut. Det forebygger, at Power Apps forveksles med en færdig løsning eller med en genvej til alle virksomhedens systemer.

Små opgaver, hvor mobilen kan spare en omvej

Forestil dig, at du arbejder ude hos en kunde og opdager et problem, der skal videre til kollegerne. Hvis din arbejdsplads har lavet en passende Power Apps-løsning, kan du registrere oplysningerne på stedet i stedet for at skrive dem ned og taste dem ind senere. Den praktiske gevinst er ikke nødvendigvis, at selve registreringen tager få sekunder; den kan være, at du undgår at glemme detaljer eller gentage indtastningen ved skrivebordet. Den præcise effekt afhænger naturligvis af, hvordan appen er bygget.

Et andet realistisk brugsscenarie er at slå en intern oplysning op under et møde eller en opgave, hvis organisationen har gjort den tilgængelig gennem en mobil løsning. Her er styrken, at et værktøj kan placeres tæt på det tidspunkt, hvor man har brug for det. Til gengæld er en app på telefonen ikke automatisk bedre end virksomhedens eksisterende system. Hvis opgaven kræver mange oplysninger, længere tekst eller sammenligning af flere poster, kan en større skærm stadig være mere behagelig.

Jeg ville også se Power Apps som et muligt bindeled for rutiner, der i dag klares med løse noter eller gentagne beskeder. Det kan være nyttigt, når flere personer skal registrere den samme type information på en nogenlunde ens måde. Den skjulte afvejning er, at ensartede felter kun hjælper, hvis de passer til virkeligheden. En formular med uklare spørgsmål kan gøre data mere ensartede uden at gøre dem mere korrekte, så feedback fra de medarbejdere, der faktisk bruger den, er afgørende.

Hvad den fjerner – og hvad den ikke gør

Den bedste gevinst ved en velfungerende intern app er ofte færre skift mellem arbejdsmåde og værktøj. Når registreringen kan ske dér, hvor arbejdet udføres, slipper medarbejderen måske for at huske en detalje til senere eller opsøge en computer for en forholdsvis lille opgave. Det er en mere jordnær fordel end forestillingen om, at en enkelt app kan automatisere hele virksomheden.

Jeg ville dog ikke love mig selv, at mobil adgang alene gør processen hurtigere. Hvis den eksisterende arbejdsgang er uklar, eller hvis den interne app beder om oplysninger, man ikke har ved hånden, flytter friktionen bare over på telefonen. Det gælder især for opgaver, der kræver lange forklaringer, mange valg eller præcis gennemgang af information. I sådanne tilfælde er det rimeligt at bruge mobilappen til den del, der passer til den, og fortsætte på computer, når opgaven bliver mere omfattende.

Et nyttigt tip er at afprøve appen i den situation, hvor den skal bruges, ikke kun ved et skrivebord under introduktionen. En formular, der virker selvforklarende i ro, kan være sværere at udfylde, når man står midt i en arbejdsopgave. Notér, hvor du tøver, hvilke felter der er uklare, og om du skal skifte til et andet system for at finde svar. Det giver organisationen konkret feedback og hjælper dig med at vurdere, om løsningen reelt sparer tid.

Sådan står den over for de sædvanlige alternativer

Sammenlignet med papir eller en løs besked kan en organisations egen Power Apps-løsning være mere struktureret, hvis den samler de oplysninger, virksomheden faktisk har brug for. Sammenlignet med en almindelig noteapp er fordelen ikke nødvendigvis hurtigere indtastning, men at registreringen kan være lavet til en bestemt intern proces. Omvendt kan en note være enklere, når du blot skal huske noget personligt og ikke har brug for, at det indgår i organisationens arbejdsgang.

Over for et traditionelt virksomhedssystem på computer er mobilappen mest oplagt til afgrænsede opgaver, der giver mening undervejs. Jeg ville ikke vælge telefonen som førstevalg til analyse, længere rapportering eller arbejde, hvor jeg skal holde mange oplysninger synlige på én gang. Hvis organisationen allerede har et system, der løser opgaven tydeligt og hurtigt, er det heller ikke nødvendigvis en gevinst at indføre en ekstra app. Power Apps er bedst, når den udfylder et konkret hul mellem medarbejderen og den eksisterende proces.

Det gør også vurderingen afhængig af både appens udformning og arbejdspladsens introduktion. To medarbejdere kan installere den samme platform og få vidt forskellige oplevelser, fordi de bruger forskellige interne værktøjer. Når nogen spørger, om appen virker uden hjælp fra deres organisation, er det derfor vigtigt at skelne mellem selve platformen og de apps, arbejdspladsen har gjort tilgængelige. Det er organisationens konkrete løsning, der afgør, hvad du kan bruge i hverdagen.

Hvem jeg ville anbefale den til

Power Apps giver mest mening for medarbejdere, der allerede har fået besked om, at deres arbejdsplads bruger den til bestemte opgaver. Den kan især være relevant for folk, der arbejder væk fra kontoret og har brug for at registrere eller finde oplysninger tæt på arbejdet. Den er også værd at undersøge for organisationer, der vil gøre en afgrænset intern proces tilgængelig på mobilen, men resultatet afhænger af, at nogen bygger en løsning, der er let at forstå og vedligeholde.

Jeg ville springe den over, hvis jeg søger en almindelig opgaveplanlægger, personlig notesbog eller færdig virksomhedspakke til privat brug. Den er heller ikke det oplagte valg, hvis jeg ikke har adgang til relevante interne apps, eller hvis arbejdet kræver så meget tekst og overblik, at en computer er mere praktisk. Det er ikke en mangel ved mobilformatet; det er en grænse for, hvilke opgaver det egner sig til.

Et nøgternt valg med den rette forventning

Power Apps er mest værdifuld, når den fjerner et konkret trin i en arbejdsgang, du allerede udfører. Jeg ville først undersøge, om min arbejdsplads har en app til en opgave, jeg ofte håndterer, og derefter prøve den i en reel situation. Hvis den reducerer dobbeltarbejde og gør registreringen mere naturlig, er det en praktisk gevinst. Hvis den blot lægger endnu en uklar formular oven i processen, bør løsningen forbedres, før jeg betragter den som en tidsbesparelse.

Platformen har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,4 ud af 5 fra omkring 44.000 bedømmelser, og den er hentet over 10 millioner gange. Den blev udgivet den 28. april 2016; version 3.26092.10 kræver Android 7.0 eller nyere. Tallene viser, at den bruges bredt, men de fortæller ikke, om netop din organisations interne apps er gode. Min anbefaling er derfor enkel: hent den, når arbejdspladsen har en klar anvendelse til dig, og bedøm den på, om den gør netop den opgave mere ligetil. Hvis du vil bruge den privat uden adgang til relevante arbejdsapps, er der sandsynligvis bedre og mere direkte alternativer.

Power Apps Ofte stillede spørgsmål